Privacybeleid

1. Inleiding

WhizzFlow ("wij", "ons" of "onze") zet zich in voor de bescherming van je privacy. Dit privacybeleid legt uit hoe we je persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en delen wanneer je ons platform voor kilometerregistratie, declaratiebeheer en bedrijfsvoering gebruikt.

Heb je vragen over de verwerking van je gegevens? Neem dan contact op via privacy@whizzflow.com.

2. Welke gegevens we verzamelen

Accountgegevens: Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehasht), land, accounttype en organisatiegegevens.

Locatiegegevens: GPS-coördinaten voor ritregistratie (alleen wanneer registratie actief door jou is ingeschakeld).

Financiële gegevens: Bonafbeeldingen, declaratiebedragen, budgetinformatie, bankafschriftgegevens (door jou geüpload) en factuurdetails.

Voertuiggegevens: Merk, model, bouwjaar, brandstoftype en kilometerstanden.

Gebruiksgegevens: Analyse van functiegebruik, apparaatinformatie en interactielogboeken.

3. Hoe we je gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens om onze diensten te leveren en te verbeteren, waaronder ritregistratie, declaratiecategorisering, AI-gedreven bonscannen, budgetanalyse, vergelijken van bankafschriften, het genereren van rapporten en het versturen van meldingen.

4. Gegevensopslag & beveiliging

Alle gegevens worden opgeslagen op Microsoft Azure-infrastructuur met versleuteling tijdens opslag en verzending. We gebruiken PostgreSQL met ACID-conformiteit en point-in-time-back-ups. Authenticatie ondersteunt WebAuthn/FIDO2-passkeys voor wachtwoordloze beveiliging.

5. Diensten van derden

We gebruiken de volgende diensten van derden: Google Maps (routevisualisatie), Anthropic Claude AI (assistentfuncties en bonverwerking), Azure Document Intelligence (OCR), Europese Centrale Bank (wisselkoersen) en Azure Communication Services (e-mailbezorging).

6. Cookies & vergelijkbare technieken

WhizzFlow gebruikt cookies en vergelijkbare technieken (waaronder localStorage) om de site te laten werken, je toestemmingsvoorkeuren te onthouden en — alleen met je toestemming — te meten hoe de site wordt gebruikt.

Strikt noodzakelijke cookies staan altijd aan. Ze regelen sessiebeveiliging, CSRF-bescherming, load balancing en het opslaan van je cookietoestemming. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld omdat de site zonder deze niet werkt.

Analytische cookies helpen ons het totale gebruik te begrijpen (bekeken pagina's, tijd op de site, verkeersbronnen). Ze worden alleen geplaatst als je daar expliciet voor kiest.

Marketingcookies worden gebruikt om de effectiviteit van advertenties te meten en content op andere sites te personaliseren. Ze worden alleen geplaatst als je daar expliciet voor kiest.

Je kunt op elk moment je voorkeuren accepteren, weigeren of aanpassen door te klikken op Cookie-voorkeuren in de voettekst. Je toestemming wordt lokaal opgeslagen met een tijdstempel en bij wezenlijke beleidswijzigingen opnieuw gevraagd.

7. Delen van gegevens

We verkopen je persoonsgegevens nooit. Gegevens worden alleen gedeeld met teambeheerders binnen je organisatie (bij teamaccounts), met de hierboven beschreven dienstverleners van derden, en met opsporingsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

8. Je rechten

Op grond van de AVG en andere toepasselijke privacywetgeving in de EU en de EER heb je het recht je gegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of te exporteren. Je kunt de verwerking ook beperken of bezwaar maken tegen bepaald gebruik. Neem contact op via privacy@whizzflow.com. We reageren binnen 30 dagen.

9. Privacy van kinderen

WhizzFlow is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Ontdekken we dat een kind jonger dan 16 ons persoonsgegevens heeft verstrekt, dan verwijderen we deze direct. Vermoed je dat een kind ons gegevens heeft verstrekt? Neem dan contact op via privacy@whizzflow.com.

10. Contact